ÁGORA: Revista do Arquivo Público do Estado de Santa Catarina & Curso de Arquivologia da Universidad

03-04

Authors: Ursula Blattmann, Eliana Maria dos Santos Bahia, Juliana Fachin

O presente editorial menciona o papel da Revista ÁGORA no que há de novo no meio acadêmico e profissional. Os colegas escrevem sobre pesquisas, reflexões, relatórios, Trabalho de Conclusão de Cursos, e temas debatidos na área da Arquivologia. Acendemos este número com a institucionalização da Revista ÁGORA no Departamento de Ciência da Informação na Universidade Federal de Santa Catarina. Precisamos de profissionais com visão de futuro, foco estratégico, e que assumam compromissos éticos (atitudes) e características de liderança eficaz, além da utilização de todo o seu potencial criativo, um trabalho que prima pela qualidade da revista ÁGORA. Valorizamos a originalidade na reflexão. Surpreende-nos a submissão de textos que já foram publicados em eventos e em outros periódicos técnico-científicos. A ciência necessita sempre rever pontos, estratégias e, se necessário, redirecionar ou reformular totalmente a visão do fazer científico. Assim, retiramos de nosso prelo artigos, mas, que no momento final observou-se que já haviam sido publicados em outros canais de comunicação científica. A mudança de paradigmas é um processo lento que implica em mudanças de crenças, valores e atitudes que vêm permeando a Revista ÁGORA nos seus 31 anos de existência. A edição do volume 26, número 52, de 2016, constituída por textos: Princípio da territorialidade: trajetórias e definições de Fernando Gabriel Corrêa e Angelica Alves da Cunha Marques; Arquivo e centro de documentação: semelhanças e diferenças, teoria e prática de Francisco Weliton Souza; Informação pessoal: uma sondagem sobre a aplicação da lei de acesso à informação no Poder Executivo Federal de Welder Antônio Silva e Renato Pinto ÁGORA, ISSN 0103-3557, Florianópolis, v. 26 n. 52, p. 03-04, jan./jul., 2016. 4 Venâncio; Outsourcing em arquivos públicos: uma análise crítica sobre a gestão documental terceirizada por Giseli Milani Santiago Balbino e Welder Antônio Silva; Implantação do sistema Kanban como instrumento de controle dos documentos de Marcelo Cavaglieri e Jordan Paulesky Juliani; A indexação na recuperação da informação em arquivos: uma abordagem inicial de Mariane Costa Pinto; Revistas de extensão e o acesso aberto ao conhecimento: mapeamento dos periódicos eletrônicos no Brasil de Simone Machado Firme, Tatiane Priscila Pinto Correa, Angélica Conceição Dias Miranda, Milton Shintaku; Trabalho de Conclusão de Curso Registros civis públicos: a situação dos arquivos no núcleo da região metropolitana de Florianópolis de Camila Schwinden Lehmkuhl e Eva Cristina Leite da Silva. Agradecemos a colaboração de todos os envolvidos nessa edição: autores, avaliadores, revisores, colaboradores, equipe do Arquivo Público do Estado Santa Catarina e Departamento de Ciência da Informação e em especial ao Curso de Graduação em Arquivologia da Universidade Federal de Santa Catarina por dar continuidade a nossa ÁGORA. Desejamos boa leitura e sucesso na jornada pessoal e profissional! Florianópolis, 21 de junho de 2016. Ursula Blattmann, Eliana Maria dos Santos Bahia e Juliana Fachin Editoras da Revista Ágora Palavras-chave: Trabalho de Conclusão de Curso; Artigos científicos; Arquivologia.

30-48

Authors: Francisco Weliton Souza

Resumo: Os serviços de arquivo e centro de documentação costumam provocar equívocos quanto à distinção de suas finalidades, visto que ambos trabalham com documentos e informação. A partir disso, pretendeu-se desenvolver esse trabalho com o objetivo de apresentar as diferenças existentes entre esses dois serviços de informação. Através do referencial teórico da área das ciências da informação buscou-se os conceitos desses dois serviços para distinguir cada ambiente de trabalho. O instrumento de pesquisa utilizado foi um questionário, aplicado a um arquivo e a um centro de documentação, tomados como objeto de estudo para esse trabalho a fim de averiguar o cumprimento da teoria na prática. Constatou-se, com os dados obtidos, que ambos os serviços de informação possuem similitudes, mas são distintos e possuem finalidades ímpares. Contudo, tanto o arquivo como o centro de documentação são serviços úteis às instituições as quais pertencem, como a sociedade, contribuindo a sua maneira, no acesso à informação. Palavras-chave: Arquivo; Centro de Documentação; Acesso à informação; Preservação; Memória Abstract: Archive services and documentation center often lead to misunderstandings as to distinguish their purposes, since both work with documents and information. From this, we sought to develop this work in order to present the differences between these two information services. Through the theoretical framework of the area of Information Sciences, sought to concepts of these two services to distinguish each desktop. The research instrument used was a questionnaire applied to a Archive and a documentation center taken as study object for this work. The order to ascertain compliance with the theory in practice. It was found, with the data obtained, both information services have similarities but are distinct and have unique purposes. However Both the Archive as the documentation center are useful services to the institutions to which they belong, like society, contributing their way of access to information. Keywords: Archives; Documentation Center; Information Access; Preservation; Memory

91-118

Authors: Giseli Milani Santiago Balbino, Welder Antônio Silva

Resumo: Documentos arquivísticos necessitam da gestão de documentos, que compreende rotinas e procedimentos que promovem a racionalização dos conjuntos documentais e que, recentemente, no Brasil, têm sido alvo de terceirização. Objetiva-se apresentar uma reflexão a respeito da contratação de terceiros por órgãos públicos brasileiros, para efetuar a gestão de documentos e suas atividades próprias, dentre elas: guarda, classificação e avaliação, bem como sua viabilidade/aplicabilidade nessas instituições, apresentando os pontos positivos e negativos dessa prática. Justifica-se tal estudo pela necessidade de se refletir os efeitos da terceirização da gestão de documentos em arquivos públicos brasileiros e explorar o tema, pouco desenvolvido no meio acadêmico brasileiro. A metodologia utilizada foi exploratória. Entende-se que a gestão de documentos arquivísticos públicos é um dever da administração pública brasileira, e parte do pressuposto que embora a terceirização possa ser aplicável em atividades de apoio relacionadas a arquivos, devido à legislação vigente, não é aconselhável fazê-la quando sua finalidade é apenas diminuição de custos. Palavras-chave: Terceirização; Outsourcing; Gestão de documentos Abstract: Archival documents need of the records management, comprising routines and procedures that promote the rationalization of documentary sets and that, recently, in Brazil, it has been the target of outsourcing. This analysis aims to present a reflection about hiring outsourced by Brazilian public entities to make the records management and their own activities among them: save, rate and evaluate sets as well as its viability / applicability on these institutions, introducing positives and negatives points of this practice. This study is justified by the necessity to reflect the consequences of outsourcing of records management in Brazilian Public Archives and to explore the undeveloped themes among Brazilian academics. The methodology used was exploratory. It is understood that the public archival document management is a duty of the Brazilian government and assumes that although outsourcing may be applicable in support of activities related to files, due to the current legislation, it is not advisable to do it when your purpose only decrease costs. Keywords: Outsourcing; Records Management; Public Archives

141-150

Authors: Mariane Costa Pinto

Resumo: A indexação é a representação do conteúdo dos documentos por meio da transcrição de uma linguagem natural em linguagem documentária. Para o desenvolvimento da atividade, deve-se elaborar procedimentos de indexação nos quais se defina quais critérios serão utilizados pelo corpo indexador, levando-se em consideração a infraestrutura da organização, seus recursos humanos e seus usuários. Os instrumentos resultantes do processo de indexação podem ser listas de cabeçalhos de assuntos, tesauros ou vocabulários controlados. Esse controle implica diretamente na organização de acervos, já que nomeia de forma consistente os pontos de acesso que levam à informação dos documentos. Apesar de normalmente realizada em documentos bibliográficos, a indexação adquiriu importância na arquivologia a partir do momento em que a documentação arquivística adquiriu diversidade de gênero e conteúdo. Para uma indexação consistente e aplicável aos documentos arquivísticos, alguns procedimentos precisam ser adotados, a fim de evitar repetição de informações e resultados ineficientes. Palavras-chave: Recuperação da informação; Política de indexação; Controle de vocabulário; Documentos arquivísticos Abstract: Indexing is the representation of documents' content through transcription of natural language to documentary language. Elaborating procedures of indexing in which criterias will be used by the indexers is necessary to the development of this activity. These procedures must consider the infrastructure of the organization or company, its human resources and its users. The final instruments resulted from the indexing process can be lists of subject headings, thesauri or controlled vocabularies. This control directly involves the archival description and organization, due its consistent appointment to the access points that lead to documents information. Although it is typically applied to bibliographic documents, the process of indexing gained importance in Archival Science meanwhile archival documents acquired diversity in gender and in content. To obtain a consistent indexation and application on archives, some procedures must be adopted in order to avoid information repetition and inefficient results. Keywords: Information Retrieval; Indexing Policy; Vocabulary Control; Archival Documents; Documents

179-212

Authors: Camila Schwinden Lehmkuhl, Eva Cristina Leite da Silva

Resumo: Os documentos de registro civil surgiram oficialmente no Brasil a partir do ano de 1888 e são os responsáveis por registrar as diversas etapas da vida dos cidadãos, desde seu nascimento, casamentos, até sua morte. Com vistas ao valor probatório que possuem esses registros, o presente artigo discorre sobre uma pesquisa realizada nos arquivos de Cartórios de Registro Civil participantes do núcleo da Região Metropolitana de Florianópolis. O objetivo é identificar as práticas adotadas para gestão documental arquivística nesses estabelecimentos com foco na conservação, organização e recuperação da informação. A metodologia utilizada para o levantamento de dados foi entrevista e visita às unidades cartoriais selecionadas, acompanhadas de preenchimento de formulário. A partir dos resultados obtidos, foram abordados, de acordo com referências e autores da área, métodos e meios que podem ser seguidos para melhoria da gestão documental nessas unidades, evitando-se ao máximo a perda documental e possibilitando o acesso à informação desses registros fundamentais a garantia dos direitos na sociedade, registro permanente da memória, e um patrimônio documental e cultural de todo o povo brasileiro. Palavras-chave: Registro Civil; Cartório; Arquivo; Acesso à Informação; Preservação Civilian public records: the situation of files in the nucleus of metropolitan region of Florianópolis Camila Schwinden Lehmkuhl, Eva Cristina Leite da Silva Abstract: The civil registry documents officially emerged in Brazil, from the year 1888 and are responsible for registering the different stages of people's lives, from birth, marriages, until his death. With a view to have probative value that these records, this article discusses a study conducted in the Civil Registry Offices that are part of the core of the Metropolitan Region of Florianópolis composed of nine counties, which aims to identify management practices archival documentary focusing on conservation, organization and retrieval of information. Interviews were conducted and visits to selected units notary, besides the use of questionnaires. From the results obtained, are addressed through references and authors in the field, methods and means that can be followed to improve the packaging of documents in these units. For a better conservation and preservation of records to preventing the possible loss of documents, and to be able to access these records will be fundamental guarantee of citizenship in Brazilian society. Besides being a means to the permanent record of the memory, and cultural and documentary heritage of the Brazilian people. Keywords: Civil Registry; Archive; Access; Preservation